HR & Admin Coordinator

(English Below) Coordonnateur·trice RH et Administration Entreprise: Canadian Railway Services (CRWS) Lieu: Montréal, QC Type de poste: Temps plein, permanent Département: Ressources humaines et administration À propos de l’entreprise Canadian Railway Services (CRWS) est une entreprise d’ingénierie en pleine croissance, spécialisée dans le matériel roulant, les infrastructures ferroviaires et la gestion de projets à travers l’Amérique du Nord. Nous valorisons l’excellence technique, la rigueur opérationnelle et la mobilité durable. Joignez-vous à nous pour façonner l’avenir du transport ferroviaire. À propos du poste Nous sommes à la recherche d’un·e coordonnateur·trice RH, administration et assistance de direction hautement organisé·e, proactif·ve et polyvalent·e. Ce poste hybride combine le soutien à la direction, la gestion administrative et le soutien RH , afin d’assurer le bon fonctionnement quotidien de l’entreprise et une expérience employé positive. La personne retenue agira comme point de contact clé pour l’équipe de direction tout en gérant les activités administratives et RH avec professionnalisme et discrétion. Responsabilités principales Soutien à la direction Gérer les agendas, réunions et priorités du PDG et de l’équipe de direction. Préparer les documents, présentations et communications exécutives. Rédiger et assurer le suivi des comptes rendus et actions issues des réunions. Coordonner les déplacements, itinéraires et rapports de dépenses. Rédiger des communications internes et documents pour la direction. Manipuler des informations sensibles en toute confidentialité. Coordonner la logistique des réunions exécutives et du conseil (documents, salle, repas). Appuyer la direction dans des projets spéciaux, recherches ou rapports ponctuels. Administration et gestion de bureau Superviser les opérations quotidiennes du bureau, les fournitures et les fournisseurs. Accueillir les visiteurs, gérer les cartes d’accès et la logistique des salles de réunion. Coordonner les besoins en maintenance, nettoyage, aménagement et ergonomie. Organiser les réunions internes, déplacements et activités d’équipe. Assurer l’hospitalité, la propreté et l’inventaire du bureau. Gérer le classement des dossiers, les contrats et la documentation interne. Soutenir les réservations de voyage, les dépenses et les achats. Assurer la conformité aux normes de santé et sécurité (trousses, affichage, exercices). Soutien aux ressources humaines Participer aux processus d’accueil et de départ des employés (dossiers, accès, orientation). Maintenir les bases de données RH, les registres de présence et les dossiers de formation. Soutenir les activités de recrutement : affichages, planification des entrevues, coordination. Appuyer l’administration des avantages sociaux et les mises à jour de politiques. Suivre les certifications, plans de formation et dossiers de développement des employés. Assurer la confidentialité et l’intégrité des données RH. Profil recherché 3 à 5 ans d’expérience en soutien à la direction, administration ou coordination RH. Excellente maîtrise de Microsoft 365 (Outlook, Teams, Excel, Word, SharePoint). Parfaite maîtrise du français et de l’ anglais , à l’oral comme à l’écrit. Expérience avec un système comptable ou RH (QuickBooks ou équivalent), un atout. Excellente organisation, souci du détail et capacité à gérer plusieurs priorités. Professionnalisme, discrétion et solides compétences interpersonnelles. Pourquoi se joindre à nous Collaboration directe avec une équipe de direction engagée et accessible. Poste exposé à plusieurs volets de l’entreprise, favorisant le développement professionnel. Environnement flexible, humain et stimulant. Avantages sociaux compétitifs. Joignez-vous à nous. Bâtissez l’avenir. Façonnez l’industrie ferroviaire. Évoluez avec nous. HR & Admin Coordinator Company: Canadian Railway Services (CRWS) Location: Montréal, QC Position Type: Full-time, Permanent Department: HR & Admin About the Company Canadian Railway Services (CRWS) is a dynamic, fast-growing engineering firm specializing in rolling stock, rail infrastructure, and project management across North America. We value technical excellence, entrepreneurial spirit, and sustainable mobility. Join us to help shape the future of railways. About the Role We are seeking a highly organized, proactive, and versatile HR & Admin Coordinator to support Human Resources, administrative operations, and executive functions. This hybrid role blends executive assistance, office management, and HR coordination , ensuring seamless internal operations and a positive employee experience. The successful candidate will serve as a key point of contact for the executive team while managing day-to-day administrative and HR activities with discretion and professionalism. Key Responsibilities: Executive Assistance Manage calendars, meetings, and scheduling for the CEO and executive team. Prepare meeting materials, presentations, and executive correspondence. Record and follow up on action items from executive and departmental meetings. Coordinate executive travel, itineraries, and expense reconciliation. Draft internal communications, summaries, and documentation on behalf of leadership. Handle sensitive information with strict confidentiality. Support logistics for executive and board meetings, including documentation and catering. Assist with special projects, research, or reports as required. Administrative & Office Management Oversee daily office operations, supplies, and vendor relationships. Manage reception, visitor experience, access cards, and conference room scheduling and setup. Coordinate facilities needs, maintenance, cleaning schedules, and furniture logistics. Organize internal meetings, travel arrangements, and team activities. Maintain office hospitality, cleanliness, and inventory. Manage filing systems, employee records, contracts, and internal correspondence. Support travel bookings, expense submissions, and purchase tracking. Ensure compliance with health and safety standards (first aid kits, drills, signage, ergonomics). Human Resources Support Assist with employee onboarding and offboarding (documentation, access, orientation). Maintain HR databases, attendance records, and training logs. Support recruitment workflows: job postings, interview scheduling, candidate coordination. Assist with benefits administration and policy updates. Track certifications, learning plans, and employee development initiatives. Uphold confidentiality and data integrity in all HR and administrative processes. Qualifications 3–5 years of experience in executive assistance, administration, or HR coordination. Strong command of Microsoft 365 (Outlook, Teams, Excel, Word, SharePoint). Excellent communication skills in English and French (spoken and written). Experience with accounting or HR systems (e.g., QuickBooks or equivalent) is an asset. Highly organized, detail-oriented, and capable of managing multiple priorities. Professional discretion and interpersonal tact in dealing with executives and staff. Why Join Us Work directly with the executive team and a dynamic leadership team. Exposure to multiple business functions and growth opportunities. Flexible, people-focused, and entrepreneurial work environment. Competitive benefits package. Join us. Build the future. Shape the railway industry. Grow with us.

Location: Montreal, Quebec, CA

Posted Date: 11/20/2025