Assistenz der Geschäftsführung & Office Management (m/w/d)

Internationale Stiftung Mozarteum Die Internationale Stiftung Mozarteum in Salzburg widmet sich seit mehr als 140 Jahren der Erforschung und Pflege des Werkes sowie Lebens von Wolfgang Amadé Mozart und dessen Familie. Mit Initiativen in den drei Kernbereichen Konzertveranstaltung, Mozart-Museen und Wissenschaft schlägt die Institution die Brücke zwischen Bewahrung der Tradition und zeitgenössischer, innovativer Kulturarbeit. Zur Unterstützung unseres Teams suchen wir ehestmöglich eine Assistenz der Geschäftsführung & Office Management (m/w/d) Vollzeit, unbefristet Abwechslungsreich & interessant - Dein zukünftiges Aufgabengebiet: In dieser vielfältigen und interessanten Position zeigst Du ein hohes Maß an Überblick und Eigenverantwortung. Du liebst den Umgang mit Menschen, hast eine Affinität zu Kultur, arbeitest gerne im Team und bist unter anderem für folgende Aufgaben zuständig: * Entlastung des Geschäftsführers und des Präsidiums in allen organisatorischen und administrativen Themen inkl. Terminkoordination, Kalenderverwaltung, Reisemanagement, Empfang und Betreuung von Geschäftspartnern sowie Leitung des Sekretariats * Planung, Organisation und Betreuung der Gremiensitzungen inkl. vorbereitender Tätigkeiten (u.a. Erstellung von Präsentationen und Unterlagen), Unterstützung bei Sitzungen vor Ort, Erstellung von Sitzungsprotokollen und deren Nachhaltung - in englischer und deutscher Sprache * Sicherstellung eines reibungslosen Ablaufs in der Administration und der Organisation der Alltagsprozesse und -arbeiten der Geschäftsführung und Gremien mit internen und externen Stakeholdern; * Allgemeiner Schriftverkehr (auch mit Stakeholdern aus den Bereichen Kunst & Kultur sowie Politik & Gesellschaft), Vertragswesen, Budgetverwaltung u. -erstellung * Planung, Organisation und Betreuung von internen und externen Meetings, Veranstaltungen, Events, Empfängen und Kongressen auch in enger Abstimmung mit externen Partnern * Kommunikationsschnittstelle zu allen relevanten Bereichen des Hauses * Eigenverantwortliche Übernahme von Projekten Gewissenhaft & selbstständig - so ziehst Du die Aufmerksamkeit auf Dich: * Abgeschlossene einschlägige Ausbildung und Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position, Erfahrung im Kulturbereich oder Verwaltungswesen von Vorteil * Studium der Wirtschaft, Kultur, oder Recht (ab Bachelor-Niveau) oder eine vergleichbare Ausbildung sind von Vorteil * Höfliches Auftreten und professionelle Umgangsformen, Serviceorientierung * Selbständige, proaktive und gewissenhafte Arbeitsweise * Organisationstalent mit sehr guten kommunikativen Fähigkeiten * Ausgezeichnete Deutsch- und Englischkenntnisse, weitere Sprachen von Vorteil * Erfahrung im Projektmanagement von Vorteil * Teamfähigkeit, Flexibilität, Loyalität und Diskretion Kollegial & ambitioniert - was darfst Du von uns erwarten: * Eine verantwortungsvolle und abwechslungsreiche Aufgabe in einem der führenden und traditionsreichsten Kulturbetriebe Österreichs * Integration in ein engagiertes und kollegiales Team mit Du-Kultur" * Vergünstigungen für MitarbeiterInnen * Arbeiten im Herzen der Stadt Salzburg * Je nach Qualifikation und Erfahrung wird ein Jahresgehalt ab EUR 45.000 brutto (Basis Vollzeit/40h) mit Bereitschaft zur Überzahlung, abhängig von Qualifikation und Erfahrung geboten Wir freuen uns auf Deine aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen per smart bewerben an: Mag. Daniela Lehner, Leitung Personal/HR

Location: Salzburg (Stadt),, AT

Posted Date: 10/6/2025