Adjointe exécutive

Sous la supervision directe des associés, l’Adjointe exécutive garantit la fluidité administrative et opérationnelle du cabinet : coordination des mandats, gestion proactive des échéances fiscales et soutien stratégique aux équipes professionnelles (CPA, fiscalistes, techniciens). 1. Soutien exécutif & gouvernance interne Gérer l’agenda des associés, planifier réunions clients et comités de révision lors des pointes de production (T1/T2/T3/T5013). Préparer les dossiers de direction (états financiers, KPI, mémos fiscaux) avant chaque rencontre stratégique. Maintenir le calendrier réglementaire (TPS/TVQ, DAS, déclarations de sociétés) et déclencher des alertes proactives. 2. Opérations de production comptable Ouvrir/clôturer les mandats dans CaseWare ou TaxCycle ; générer lettres d’engagement et check-lists de conformité. Assembler électroniquement les états financiers (PDF sécurisé, sceaux numériques) pour signature électronique. Gérer les transmissions EFILE à l’ARC / Revenu Québec et archiver les avis de cotisation dans le CRM. 3. Expérience client & coordination documentaire Onboarder les nouveaux clients sur le portail sécurisé, valider les pièces KYC (PiF, AUT-01 / MR-69). Vérifier l’intégrité des justificatifs avant transfert aux CPA (grand livre, relevés bancaires, relevés REER). Orchestrer la facturation finale et le suivi des encaissements via le système comptable (QuickBooks Online ou équivalent). 4. Administration financière & conformité interne Pré-facturer mensuellement : compiler feuilles de temps, préparer brouillons d’honoraires, contrôler le WIP. Relancer les comptes à recevoir, négocier ententes de paiement et reporter l’état des AR aux associés. Mettre à jour la base documentaire de conformité (Loi 25, règles CPA, PIOC) et préparer tout audit interne. Organisation & priorisation Gestion multi‐dossiers sous forte pression, maîtrise d’outils sectoriels (CaseWare, TaxCycle, QBO) Rigueur extrême, sens aigu du détail Communication & service client Rédaction bilingue impeccable, animation de réunions virtuelles, vulgarisation comptable Orientation client, diplomatie, sens politique Gestion financière & analytique Esprit critique, autonomie et initiative

Location: Wendake, Quebec, CA

Posted Date: 7/3/2025